ZDK-Information mit Musterformulierung: Arbeitgeberhinweis zur Inanspruchnahme des Urlaubs von Mitarbeitern

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sieht im § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG vor, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen und dem Mitarbeiter gewährt werden muss. In der Vergangenheit wurde daraus geschlossen, dass Urlaub, der bis zum Jahresende nicht gewährt und genommen wird, verfällt. Das galt nach bisheriger Rechtsprechung selbst für den Fall, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig, aber erfolglos aufgefordert hatte, ihm Urlaub zu gewähren. Nach neuen Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) ist dies nicht mehr möglich.

Hinweis für die Praxis: Arbeitgebern ist vor diesem Hintergrund zukünftig anzuraten, die Arbeitnehmer individuell auf die notwendige Inanspruchnahme von Urlaubstagen und den ansonsten drohenden Verfall hinzuweisen. Der Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe hat ausführliche Hinweise mit Musterformulierungen veröffentlicht >hier<.

Wir empfehlen allen Betrieben die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter zu prüfen und schriftlich - rechtzeitig im Jahr - auf einen Verfall der Urlaubstage hinzuweisen und dies zu archivieren.

Hintergrund: Nach den aktuellen Urteilen des EuGH vom 06.11.2018 (C-684/16) und des BAG vom 19.02.2019 (9 AZR 541/15) ist die Vorschrift des § 7 Abs. 3 BUrlG so umzusetzen, dass Urlaubsansprüche nur dann automatisch verfallen, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage war, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Dies sei aber nur dann anzunehmen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer erforderlichenfalls sogar dazu auffordert, den Urlaub zu nehmen und ihm mitteilt, dass der nicht genommene Urlaub am Ende des zulässigen Übertragungszeitraums oder am Ende des Arbeitsverhältnisses verfallen wird.

Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmer von sich aus Urlaub zu gewähren, um die Voraussetzungen für einen automatischen Verfall von Urlaubsansprüchen zum Jahresende oder spätestens zum 31. März des Folgejahres zu schaffen. Nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist die Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen (§ 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG). In diesem Fall muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG).