Die bislang freie unternehmerische Entscheidung für oder gegen die E-Rechnung wird nun für Betriebe Pflicht, die für Bundesbehörden, wie z. B. Polizei, Bundeswehr oder auch ein Zollamt arbeiten möchten. Ab dem 27. November 2020 nehmen diese Bundesbehörden nur noch elektronische Rechnungen an. Ausgenommen sind nur sogenannte Direktaufträge bis zu einer Bagatellgrenze von 1.000 Euro.
Grundlage: Die Vorgaben zur Archivierung von E-Rechnungen finden sich in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) >hier<. Diese schreiben vor, dass eRechnungen in elektronischer Form aufbewahrt und während der Aufbewahrungsdauer unveränderbar erhalten bleiben müssen. Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Fristen wie für papierhafte Rechnungen, in der Regel müssen diese somit zehn Jahre aufbewahrt werden und sind derart zu archivieren, dass sie jederzeit widerauffindbar sind.
Hintergrund: Die elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat hat hohes Potential für die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und ein bedeutender Treiber für die E-Rechnung war die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese hat zum Ziel, den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes durch die elektronische Rechnung zu stärken. Zunächst verpflichtete sie öffentliche Auftraggeber auf Ebene von Bund und Ländern sukzessive dazu, bis spätestens zum 18. April 2020 elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) werden auch alle Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen ab 27. November 2020 elektronisch zu stellen.
Dabei muss die Rechnung zwingend eines der elektronischen Formate XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung >hier< haben. Ausführliche Informationen erhalten Sie in den 10 Merksätzen für elektronischen Rechnungen des Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. (bitkom) >hier<, aber auch in der Broschüre der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) >hier<.
Hinweis: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Ihr Buchhaltungssystem bzw. Ihre genutzte Software in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen oder ob der Hersteller noch Datenelemente hinzufügen muss.