Im sogenannten Wachstumschancengesetz der Bundesregierung beschlossen, müssen ab dem Jahr 2025 Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können (B2B). Dabei ist zu beachten, dass eine elektronische Rechnung (eRechnung) keine PDF ist, sondern ein strukturiertes Format, das den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen diese Norm vor allem die Rechnungsformate "XRechnung" und das hybride Format "ZUGFeRD" (ab Version 2.0.1).
Beim Rechnungseingang ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, eRechnungen von anderen Unternehmen (z. B von Lieferanten) annehmen und gobd-konform archivieren zu können. Der ZKF berichtete in seinen ZKF Online News, aber auch in seinem aktuellen ZKF-Jahresmagazin 2024 >hier<.
Checkliste zur Prüfung und Vorbereitung der eRechnung
Die DATEV hat gemeinsam mit dem ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks) eine Checkliste für kleine und mittlere Unternehmen erarbeitet: "Wie die Umstellung von Papier-Rechnungen auf eRechnungen erfolgreich gelingt". Unternehmen können anhand von Fragen prüfen, inwieweit sie ausreichend informiert sind, ob sie eRechnungen ab Januar 2025 empfangen können und dafür ein E-Mail-Postfach haben, ob sie die Rechnungen mit entsprechenden Tools visualisieren können und ob sie eRechnungen GoBD-konform archivieren können.
Ausblick: Die Erstellung und Versand von eRechnungen sind ab 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht – es gelten aber Übergangsfristen: Spätestens aber ab Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend eRechnungen an Geschäftspartner ausstellen. Bis dahin sind auch noch Papierrechnungen ("sonstige Rechnungen") erlaubt. Ab 2028 sind dann auch alle anderen Unternehmen (auch Kleinunternehmer mit weniger als 800.000 Euro Umsatz) zum Versand von eRechnungen verpflichtet.
Empfehlung: Trotz der Übergangsfristen empfehlen wir Ihnen, sich zu informieren, um zu den Umstellungszeitpunkten nicht in Engpässe bei den IT-Dienstleistern zu geraten. Darüber hinaus können mit der Digitalisierung weitere Prozessschritte überprüft werden (Einführung eines Dokumenten-Management-Systems - DMS), um Einsparpotenziale vorzunehmen. Eine Prüfung von Bundes- oder Landes-Förderprogrammen zur wirtschaftlichen Hilfestellung ist derzeit möglich, achten Sie aber darauf, ob vor der Beauftragung durch einen Dienstleister nicht erst der Antrag für die Förderung vor dem Maßnahmenbeginn erfolgen muss. Weitere Informationen über Förderprogramme in Form von Zuschüssen oder Krediten erhalten Sie auf den Seiten des Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) oder aber auch bei der Kfw-Bank. (AG)