Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sieht künftig die elektronische Aufbewahrung von Entgeltunterlagen durch die Arbeitgeber vor (§ 8 Abs. 2 BVV) . Mit rückwirkendem Inkrafttreten gilt ab dem 1. Januar 2022 das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze aus dem Jahr 2020 (7. SGB IV-ÄndG).
Die Folgen: Arbeitgeber müssen bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch elektronisch aufbewahren, z. B. eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Dazu gehören z. B. zusätzlich Daten zu den erstatteten Meldungen oder Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht. Es betrifft aber auch Dokumente, die selbst erstellt werden, wie z. B. Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Dabei ist eine Aufbewahrung von Unterlagen mit Unterschriftserfordernis mit Hilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur oder in Papierform gefordert. Das elektronische Führen einer Entgeltunterlage beim Arbeitgeber ist aber auch dann erfüllt, wenn zu einer Unterlage in elektronischer Form ohne jegliche Signierung zusätzlich das Originaldokument in Papierform vorgehalten wird.
Eine ausführliche Beschreibung zu den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV finden Sie in der Verfahrensbeschreibung >hier<.
Bis 2026: Befreiung vom Führen elektronischer Unterlagen
Elektronisch wird dies erst bis zum 31.12.2026 Pflicht, bis dahin können sich Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Dazu müssen Arbeitgeber Anträge beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen. Weitere Informationen erhalten Sie auf den Seiten des Informationsportals Arbeitgeber Sozialversicherung.
Hintergrund: Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. bestimmen in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach §8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und für die Beitragsabrechnung nach §9 BVV >hier<.