Die Verpflichtung zur eRechnung kann für viele Betriebsinhaber eine große Herausforderung werden. Aber was ist für die Unternehmen im Karosserie- und Fahrzeugbauerhandwerk ab 1. Januar 2025 gesetzliche Pflicht und welche Vorbereitungen sind notwendig?
Aktuelle Lage: Beim Start ab dem 1. Januar 2025 der verpflichtenden eRechung in Deutschland müssen beim Rechnungseingang alle Unternehmen in Deutschland unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, eRechnungen von anderen Unternehmen (z. B von Lieferanten) anzunehmen und diese gobd-konform zu archivieren (B2B). Beachten Sie, dass eine elektronische Rechnung (eRechnung) keine PDF ist, sondern ein strukturiertes Format, das den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen diese Norm, z. B. zur Ausstellungsverpflichtung Rechnungsformate "XRechnung" und das hybride Format "ZUGFeRD" (ab Version 2.0.1).
Worauf müssen sich Betriebe zunächst einstellen:
• Zum 1.1.2025 sind Sie nur zum Empfang von eRechnungen verpflichtet
• Sie benötigen ein E-Mail-Postfach
• Sie benötigen eine Software zum Auslesen von Rechungsdatensätzen (z. B. kostenlosen Quba-Viewer – ein Anzeigeprogramm für eRechnungen) https://quba-viewer.org/
• Elektronisches Archivsystem zur revisionssicheren Archivierung von eRechnungen
Ausblick: Spätestens aber ab Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend eRechnungen an Geschäftspartner ausstellen. Bis dahin sind auch noch Papierrechnungen ("sonstige Rechnungen") erlaubt. Ab 2028 sind dann auch alle anderen Unternehmen (auch Kleinunternehmer mit weniger als 800.000 Euro Umsatz) zum Versand von eRechnungen verpflichtet.
Fluch und Segen der eRechnung: Die Umstellung auf die eRechnung bindet zunächst Kapazitäten in der Verwaltung, jedoch kann es Chancen bringen, innerhalb der Übergangsfristen sich über die geplanten weiteren gesetzlichen Vorgaben zu informieren, um Prozesse zu hinterfragen. Nehmen Sie rechtzeitig Kontakt zu IT-Dienstleistern oder aber Ihrem Steuerberater auf, um nicht zu den Umstellungszeitpunkten in Engpässe zu geraten. Aber auch Prozessschritte, insbesondere in der Buchhaltung können überprüft werden (Einführung eines Dokumenten-Management-Systems - DMS), um Einsparpotenziale vorzunehmen. Dies birgt auch Chancen für die Rechnungsbearbeitung. Jede Stufe der Digitalisierung des Rechnungsmanagements kann Kosten sparen oder aber Vorteile bringen innerhalb der Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Hilfestellungen zur Vorbereitung der eRechnung: Prüfen Sie Bundes- oder Landes-Förderprogramme zur wirtschaftlichen, finanziellen Hilfestellung. Achten Sie aber darauf, ob vor der Beauftragung durch einen Dienstleister nicht erst der Antrag für die Förderung vor dem Maßnahmenbeginn erfolgen muss. Weitere Informationen über Förderprogramme in Form von Zuschüssen oder Krediten, z. B. finden Sie auf den Seiten des Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) oder aber auch bei der Kfw-Bank.
ZDH-Informationsseite: Zur aktuellen Hilfestellung hat der Zentralverband des Deutschen Handwerk (ZDH) eine Informationsseite mit Details, weiterführenden Links sowie FAQs zur eRechung für die Betriebe erarbeitet: E-Rechnung für Betriebe und Organisationen | ZDH
(AG)