Tipps und Hinweise GoBD, Aufbewahrungsfristen und Pflichtbestandteile einer (E-)Rechnung

Als Unternehmer im Karosserie- und Fahrzeugbauerhandwerk sind Sie unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtet, für Ihre Dienstleistungen im Betrieb Rechnungen an Ihren Kunden zu stellen oder diese zu erhalten. Laut der Abgabenordnung (AO) müssen Geschäftsunterlagen, zu denen auch die Rechnungen gehören, ordnungsgemäß zeitlich aufbewahrt und Pflichtangaben eingehalten werden.

Hierzu finden auch die Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Anwendung, nach denen Rechnungen und weitere Geschäftsunterlagen erfasst, dokumentiert und ablegen werden müssen. Konkrete Vorgaben und Infos zur GoBD erhalten Sie beim Bundesministerium der Finanzen >hier<.

Werden die Rechnungen nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt, können bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt alle Zahlungstransaktionen ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Wichtig dabei ist, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sein sollten. Ist die Rechnung fehlerhaft, kann die Bezahlung verweigert werden und sich der Zahlungseingang erheblich verzögern. Mit dem Versand einer ordnungsgemäßen Rechnung entsteht eine Forderung gegenüber dem Kunden und einer Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt je nach Ist- oder Sollversteuerung, nach Rechtsform sowie Umsatz- und Gewinn des Unternehmens.

Auf Basis des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind Rechnungen offizielle Dokumente mit folgenden Pflichtangaben:

  • Adresse und die Adresse des Rechnungsempfängers 
  • Steuernummer und/oder Identifikationsnummer
  • Datum, an dem du die Rechnung ausgestellt hast
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umfang der bestellten Produkte oder erbrachten Leistungen
  • Leistungs- oder Lieferzeitpunkt
  • Rechnungsbetrag samt Nettobetrag
  • Angabe des Steuersatzes und die Höhe des Steuerbetrags
  • Zahlungsziel

Diese gilt für manuell, online versandte Rechnungen oder mithilfe einer Software. Detailinformationen erhalten Sie beim Bundesministerium der Finanzen >hier<.

Die E-Rechnung - weitreichende Folgen für Unternehmen
Das E-Rechnungsgesetz schafft eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes und wurde mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Ab dem 27. November 2018 sind die entsprechenden Vorschriften für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft getreten. Die Bundesregierung kann zudem künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung, das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie die Verbindlichkeit der elektronischen Form festlegen.

Davon sind auch kleine und mittelständische Unternehmen betroffen: Denn der Aussteller einer elektronischen Rechnung an den Bund muss künftig erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung (bzw. den sonstigen im Gesetz genannten Auftraggebern) akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form vorhält.

Weitere Informationen und Neues zur E-Rechnung erhalten Sie >hier<.

Tipp: Checkliste zur Kontrolle von Eingangsrechnungen

  • Wurde die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht?
  • Stimmen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger überein?
  • Ist die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt?
  • Stimmen Lieferschein und Rechnung überein?
  • Stimmen die Steuersätze (steuerfrei – mit Hinweis – /7 %/19 %)?
  • Ist die Betriebsstätte, von der/an die geliefert wurde, richtig bezeichnet (Inland/Ausland)?
  • Gibt es ein Rechnungsdatum?
  • Gibt es eine Rechnungsnummer?
  • Sind diverse Teilrechnungen (einzelne Dokumente) in einem Sammeldokument zusammengefasst?
  • Ist die ausgeführte Leistung zutreffend bezeichnet?
  • Ist die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen?