Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sieht im § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG vor, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen und dem Mitarbeiter gewährt werden muss. In der Vergangenheit wurde daraus geschlossen, dass Urlaub, der bis zum Jahresende nicht gewährt und genommen wird, verfällt. Das galt nach bisheriger Rechtsprechung selbst für den Fall, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig, aber erfolglos aufgefordert hatte, ihm Urlaub zu gewähren.
Nach neuen Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) ist dies nicht mehr möglich. Arbeitgeber haben nach neuerer Rechtsprechung hierbei Mitwirkungspflichten. Der ZKF berichtete bereits ausführlich in der News Online auch mit ZDK-Musterformulierungen >hier<.
Wann muss der Urlaub genommen werden?
Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Im Fall einer Übertragung des Urlaubs auf das nächste Jahr, muss er in den ersten drei Monaten, also bis zum 31. März, angetreten sein.
Dringende persönliche Gründe sind z. B. Arbeitsunfähigkeit, Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss oder die Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte.
Dringende betriebliche Gründe sind z. B. termin- oder saisongebundene Aufträge, technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf.
Wenn tatsächlich ein Übertragungsgrund besteht, verschiebt sich die zeitliche Grenze des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31. Dezember eines Jahres auf den 31. März des Folgejahres. Ein Antrag ist nicht nötig.
Hinweispflicht rechtzeitig und schriftlich für Arbeitgeber bei Urlaubsverfall
Eingeschränkt gilt nur noch, dass wenn der Urlaub bis zum Jahresende oder bei möglicher Übertragung bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres nicht genommen wird, verfällt er nach dem BUrlG grundsätzlich ersatzlos. In unionskonformer Auslegung kann der (Mindest-) Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern nur noch unter sehr strengen Voraussetzungen verfallen. Dafür muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er seinen erforderlichen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber
Tipp: Arbeitgebern ist vor diesem Hintergrund zukünftig anzuraten, die Arbeitnehmer rechtzeitig und schriftlich individuell auf die notwendige Inanspruchnahme von Urlaubstagen und den ansonsten drohenden Verfall hinzuweisen und dies zu archivieren.
Weitere Informationen rund um den Urlaubsanspruch von Mitarbeitern sind der Haufe-Online-Information >hier< aber auch der Information des Instituts für Betriebsführung (IBF) mit einer Musterformulierung >hier< zu entnehmen.